El lado oscuro

INTRODUCCION

La desvinculación de una persona de la empresa, directivo o de base, no es sólo
una experiencia traumática para la persona en cuestión, sino también para el
ejecutivo que tiene que acometer la decisión.
En ocasiones hay que tomar decisiones duras para mantener un equipo eficaz y un
buen ambiente de trabajo. Muchos hombres de empresa seguros y enérgicos
sienten gran inquietud ante la idea de tener que comunicar el cese. Hasta los más
fríos pueden llegar a titubear y algunos incluso a perder el sueño. Tener que
prescindir de otro ser humano, sea cual sea la razón, es una situación llena de
tensión que genera sentimientos de culpabilidad. Es el lado oscuro de la función
directiva de RRHH.
Cesar es una de las tareas más difíciles, menos consideradas y peor manejadas
dentro del ámbito de la responsabilidad directiva de RRHH. Sin embargo las
notificaciones de ceses son necesarias y cuando son transmitidas con claridad,
brevedad y el debido grado de consideración, prueban ser la resolución más sana
de una situación laboral deteriorada y, con frecuencia, un alivio tanto para el
empleado como para el director.
Este documento aporta líneas de actuación bien definidas para reducir este
trauma, tanto a la persona que ha de ejecutar la decisión como al empleado
afectado.
Con esta orientación, este escrito tiene como objetivo proporcionar un esquema
de trabajo para conducir con eficacia la entrevista de cese, dar una idea sobre las
reacciones que se pueden esperar de la persona que debe abandonar la empresa y
la forma de controlarlas.

PREPARACION

El éxito de la entrevista de desvinculación depende de una cuidadosa preparación
previa.
Existen una serie de cuestiones mayores involucradas en el manejo del cese, sea
cual sea el nivel de la persona que se cesa, que hay que estudiar antes de efectuar
la entrevista de salida. Vamos a considerar seguidamente estos factores:

1.    Propósito

El Director de RRHH (en adelante Director) ha de ser consciente de lo que debe
lograr y evitar la confrontación. Dado que ya se tomó la decisión, al celebrar la
entrevista de cese se debe comunicar este hecho de forma clara y directa. No
es el momento de discutir quejas o de repetir acusaciones. El Director tiene
que entregar un mensaje básico: “Usted ya no va a trabajar más aquí”.
Se deben tener muy claras las razones por las que se cesa a una persona y al
menos una razón válida y objetiva para exponerla a la persona afectada.
Si es posible, se establecerá que la determinación tomada es consecuencia de
una supresión de puestos de trabajo con la siguiente reducción de personal.
Debe evitarse cualquier comentario que haga referencia a características y
hábitos personales del individuo.

2.    El momento de efectuarlo

La mayoría de los Directores eligen instintivamente el viernes por la tarde. Esto
retrasa lo inevitable y permite al Director olvidar lo sucedido durante el fin de
semana. Sin embargo es el peor momento posible para el candidato que
pasará todo este tiempo alterado y preocupado, al igual que su familia,
tratando de entender las razones de su cese.

Por el contrario la entrevista a comienzos de semana permite brindarle de
inmediato el asesoramiento del Departamento de Personal, e iniciar acciones
positivas relacionadas con el mismo, manteniéndole desde entonces ocupado.
También hay que evitar fechas o eventos muy significativos en la vida del
candidato, cumpleaños, vísperas de aniversarios de boda, la semana de
Navidad, etc.
Aún eliminando todas esas fechas quedan muchos días al principio de la
semana, de Lunes a Miércoles, en las que el cese puede tener lugar, de forma
que el candidato pueda hacerse una composición de lugar antes del largo y
sombrío fin de semana.

3.    Autoridad

La persona indicada para realizar la entrevista es el Director; quizás desee que
esté presente el superior jerárquico del candidato porque es la persona que
evalúa su rendimiento y toma decisiones de incorporaciones de personal a
nivel del candidato.
En cualquier caso el Director conduce de hecho la entrevista y comunica el
mensaje. Las otras personas presentes sólo son testigos, confirman los detalles
y desalientan con su presencia al candidato de que trate de negociar la orden
de cese. En la mayoría de los casos el cese lo comunica solo el Director.

4.    Lugar

Se pueden elegir dos, ir al lugar de trabajo del candidato si existe la privacidad
necesaria, o ir a un área neutra y privada, como la sala de reuniones. Hay
razones prácticas para elegir la sala de reuniones en vez de efectuar la
entrevista en su propio lugar de trabajo.
Trate de no salir a almorzar con el candidato o de darle las noticias mientras
toman algo. Ante todo, porque se trata de una grave y seria discusión de

trabajo, en la que pueden surgir fuertes emociones por ambas partes. Hay
pues que mantenerla en privado para evitar situaciones embarazosas.

5.    Duración

Una entrevista de cese completa generalmente lleva de 15 a 25 minutos.
Menos tiempo podría sugerir que el directivo carece de sentimientos. Más
tiempo puede sugerir que el directivo está dando pie a que se inicie un debate
o a que cuestiones accesorias interfieran la comunicación del mensaje
fundamental.

6.    Contenido

Teniendo claro el propósito de la entrevista, la función principal del Director es
COMUNICAR una información que consta de:
- El hecho del cese
- Las condiciones de la partida. Por ejemplo: desde cuando tiene vigencia,
etc.. .
- Instrucciones para las próximas acciones. Por ejemplo: con quién tiene que
contactar en Personal par los detalles de indemnización y beneficios,
documentación, etc.. .
El Director puede esperar alguna reacción emocional, pero no tan extrema
como se cree. Las historias de reacciones límite en la realidad no ocurren casi
nunca.
Sin embargo el cese generalmente causa un shock profundo y las personas
bajo su efecto necesitan que se les indique que deben hacer luego. Aunque
parezca sorprendente las personas despedidas quieren recibir instrucciones
firmes y claras de su superior, como ¿qué espera la organización que él haga a
continuación?

7.    Programación

Vemos que es primordial una preparación anticipada por el Director que se
ocupará de realizar el cese y el departamento de personal, quién colaborará
con el candidato.
Dentro de este capítulo, uno de los puntos de mayor relevancia es la
preparación de desvinculación que se presentará durante la entrevista. Se
explicarán en ella los detalles de la indemnización, beneficios, fechas de
desvinculación y condiciones.
No son aconsejables largas discusiones sobre las indemnizaciones en el
momento del cese, ya que la mayoría de las personas no son capaces de
escuchar o tomar decisiones sobre su futuro en esos momentos.
Facilitar por escrito las condiciones proporciona a la persona cesada una base
clara para reflexionar sobre su contenido. El individuo puede no recordar lo
que se dijo en la entrevista y la lista le será muy útil cuando desee revisar los
beneficios posteriormente.
Se programará también una cita uno o dos días más tarde, cuando se
encuentre más sereno, con RRHH para aclarar detalles.
Otro detalle clave que comentaremos más adelante es la previsión de la
comunicación a los compañeros de trabajo y a los contactos internos y
externos de la compañía.
Una buena planificación elimina gran parte de los graves problemas
involucrados en el cese. Este paso previo permite mantener un enfoque firme
y adecuado y no perder el objetivo: separar al candidato de la organización y
brindarle los recursos necesarios para la transición a otra organización.
La desvinculación se llevará así a cabo con el menor daño tanto para la
organización como para el candidato, con lo que se darán las condiciones para
un cese bien conducido.

DESARROLLO

Los Directores que llevan a cabo las entrevistas de cese deben controlar en todo
momento el desarrollo de la entrevista. A menudo, como consecuencia de su
ansiedad, pueden cometer errores que pueden evitarse si se tienen en cuenta los
siguientes criterios:
‐ En primer lugar, el acto concreto de desvinculación debe ocurrir dentro de los
primeros diez minutos de la entrevista. Durante el resto del tiempo debe
permitirse al individuo expresar su frustración y, esencialmente, preguntar las
razones de su desvinculación.
‐ Las razones o razón del cese deben objetivizarse de forma clara e inequívoca. El
Director no debe adoptar una actitud defensiva ni creer que debe discutir o
persuadir al individuo de que el cese es justificado. Esto es un ejercicio
infructuoso ya que una vez que el empleado comprende que ha sido cesado no
escuchará nada que no sean afirmaciones en extremo positivas, y un cese nunca
es positivo. El Director no debe tratar de hacerlo parecer una experiencia
positiva, ni justificarse extensamente.
‐ Se deben evitar trivialidades y tópicos tales como: “Sé como se siente”, o “Estoy
seguro de que encontrará otro empleo de inmediato”, o “Descubrirá que esto en
el fondo tiene su lado bueno”.
‐ Tampoco deben darse esperanzas al individuo sobre las posibilidad de
reconsiderar la decisión. Hay que evitar toda declaración que pueda confundir
o nublar el mensaje que se está comunicando.
Los errores más comunes en un cese son: “cesar” al individuo en forma agresiva
y tajante. Se trata de exponer los hechos tal como son y comunicarlos
claramente.
‐ Tampoco se debe atacar a la persona con afirmaciones como: “Debería haberlo
previsto”, o argumentos acerca del rendimiento en el pasado, resentimientos

mutuos, o cualquier tipo de referencia a los logros o aptitudes personales del
individuo.
Hay que evitar entrar en una dinámica de reproches, o de conductas agresivas
incluso si el candidato pretende iniciarla.
‐ En ningún momento el Director se refugiará en sus superiores o equipo directivo
que “tomó la decisión” y le “forzó” a acatarla.
El Directivo debe concluir la entrevista de forma que el mensaje transmitido sea:
‐ Conciso, directo y definitivo:
“Antonio, tengo que darte malas noticias. Ya sabes que nuestro departamento
ha sufrido reorganizaciones (que tu puesto corría el riesgo de ser eliminado),
(que no he estado satisfecho con tu rendimiento), (que es necesario reducir el
personal), tengo que decirte que serás relevado de tus funciones de aquí al final
de semana”.
‐ Empático, sin por ello confundir el mensaje:
“Realmente lamento mucho tener que darte estas noticias. Quiero que sepas
que si hay algo que yo pueda hacer para ayudarte a encontrar un nuevo empleo,
haré todo lo que esté en mis manos”.
‐ Directivo, respecto a las próximas acciones a tomar:
“Podrás retirar las cosas de tu despacho en los próximos días. Ahora quisiera
que tomarás este sobre con información sobre tu indemnización y los beneficios
que te corresponden. Léelo más tarde con calma y consulta con Recursos
Humanos cualquier duda que tengas”.
El Directivo debe así mismo evitar intentos por parte del candidato de eludir la
decisión que le ha sido comunicada, por ejemplo:
- Candidato: “¿Por qué yo?”
- Directivo: “La decisión se basó en una revisión del personal de este
departamento”. Se decidió que tu debías ser la personal
desvinculada (que tu salida era conveniente para los intereses de la
empresa y el propio departamento)”
- Candidato: “Otras personas merecen esto antes que yo …”
- Directivo: “No espero que estés de acuerdo con la decisión, Antonio. Me
limito a comunicártela”.
- Candidato: “¿Qué le diré a mi mujer?”.
- Directivo: “Sé que será difícil, Antonio, pero la empresa está haciendo
esfuerzos especiales para ayudarte en esta transición. Tendrás una
indemnización”.
- Candidato: “¿No es posible posponer la decisión?”.
- Directivo: “No, lo siento, Antonio. Es una decisión irrevocable que se hará
efectiva al término de esta semana. Ahora quisiera que hablaras
con ….”
- Candidato: “¿No podría ser traslado a otro departamento puesto?”
- Directivo: “Antes de tomar esta decisión, Antonio, hemos intentando
encontrar otro puesto alternativo par ti en la organización. Pero no
lo hemos conseguido. Así que tu salida tendrá lugar el (fecha).
Ahora quisiera que hablaras con ….”
- Candidato: “Hablaré con el Presidente”
- Directivo: “No puedo impedir que lo hagas, Antonio. Todo lo que te puedo
decir es que el cese fue aprobado por los procedimientos normales
de la compañía. Te aseguro que hables de esto con……”
- Candidato: “Creo que hacen esto por culpa de mi edad (sexo) (raza)”
- Directivo: “Puedo contestarte directamente, Antonio, que esa suposición es
definitivamente falsa. Sé que no hay razón alguna para que hagas
una afirmación de este tipo”.
- Candidato: “Voy a llevar el caso a Magistratura”.
- Directivo: “Es una decisión que solo depende de ti, Antonio, espero que te
tomes un tiempo para considerar una acción de esa índole. Te
sugiero que lo comentes con la persona que te voy a presentar
ahora”.
Muchas de estas respuestas parecen evasivas, pero no hay que olvidar el objetivo
de la entrevista. Poco provecho puede obtenerse si la discusión se extiende mas
allá de un punto mínimo, en particular si están implicadas en ella tanto las
reacciones emocionales del candidato como las del Director. En el calor de la
discusión pueden decirse cosas de las que ambos podrían arrepentirse más tarde,
y que podrían poner en peligro las referencias que el candidato obtenga de su
superior.
Por último siempre se debe conceder al individuo, si así lo desea, la posibilidad de
volver a ver al día siguiente, o al segundo día, al Director que llevó a cabo la
entrevista de desvinculación. En algunos casos esto puede ser útil para que el
empleado cesado pueda completar las aclaraciones que crea pertinentes y
concretar el término de la relación laboral.

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

La comunicación del cese al resto del personal de la empresa y a los contactos
externos de la compañía es un tema delicado que hay que tratar cuidadosamente.
Es importante acordar con la persona cesada cual va a ser la versión que tanto
ella como la empresa van a dar sobre el por qué de su salida de la empresa de
cara al interior y exterior de la misma.
El resto del personal de la empresa necesita una explicación coherente, sin
confusiones o dobles versiones.
El Director se reunirá personalmente, o se asegurará de que otros directivos lo
hagan, con los miembros del equipo del candidato para anunciar que éste ha
dejado o va a dejar la empresa por los motivos acordados.
Así mismo es conveniente aclarar a la gente que se queda, que la/s
desvinculación/es que han ocurrido no son una señal de que sus trabajos estén en
peligro. Una simple declaración, “no hay más desvinculaciones previstas”, es en
general suficiente para permitir que los demás continúen trabajando con una
perturbación mínima. Es más, el resto del personal puede ser de gran ayuda para
el candidato al comunicar y confirmar de cara al exterior la nueva situación en
términos acordados que más convengan al candidato.
Otro punto que necesita especial atención a causa de las repercusiones futuras
que puede tener es el tema de las referencias: Las explicaciones que dé el
candidato sobre su salida de la empresa frente a un empleo potencial deberán
coincidir con las que facilite la empresa como referencias.
Puede elaborarse y redactarse de común acuerdo entre ambas partes un informe
por escrito para unificar criterios acerca de las referencias que la empresa va a dar,
que incluya los motivos de la separación y aspectos.

LAS CAUSAS PRINCIPALES DE DESVINCULACION

Las causas por las cuales una persona o un grupo son desvinculadas de una
empresa suelen corresponder a algunas de estas razones:
- OBJETIVAS:
a. Causa justa: Conducta desleal o deshonesta, etc…
b. Bajo rendimiento: Incumplimiento de objetivos, errores técnicos,
actitud colaboradora
c. Eliminación del puesto: por fusiones absorciones de empresas,
reestructuración de departamentos,
automatización reducción de plantilla
- SUBJETIVAS
d. Conflictos de personalidad, diferencias personales
e. Conflictos respecto a las políticas de dirección
f. Conflictos respecto a la distribución de funciones y áreas de control
g. Otras
Como ya se ha mencionado, de ser posible, debe establecerse que la
determinación tomada es consecuencia de la supresión de puestos con la
consiguiente reducción de personal y evitar cualquier comentario que haga
referencia a características y hábitos personales del individuo.

OTRAS CONSIDERACIONES

En general las personas son muy sensibles hacia su propio rendimiento y confían
en que su desempeño es correcto. Cuando son cesadas se sienten dolidas,
rechazadas y frustradas .., independientemente de que se esperen o no la
decisión.
Algunas reacciones típicas frente a la desvinculación son las siguientes:
1. Shock: “Es imposible que me pase esto a mí”.
2. Ansiedad: “¿Que voy ha hacer ahora?”.
3. Agresividad: “¡Se van a enterar!”
4. Depresión: “¡No sé si voy a poder recuperarme!”
5. Autosuficiencia: “¡Me las arreglare solo!”
6. Realismo: “¡Necesitaré ayuda pero me recuperaré!”

RESUMEN

Resumidos a continuación los puntos básicos a seguir para realizar una entrevista
de cese adecuada.

Antes de la entrevista:
- Establecer claramente las razones que han llevado a la decisión de
desvinculación. Determinar las que se van a dar al individuo.
- Decidir quien comunicará la noticia.
- Preparar el lugar: el lugar de trabajo del individuo, o un lugar neutro. Decidir el
día y la hora (los primeros días de la semana).
- Detallar las condiciones de indemnización, los beneficios correspondientes y
otros apoyos complementarios, así como referencias por escrito. Prever una
entrevista con el departamento de personal para aclarar dudas.
- Preparar la comunicación interna y externa ¿Quién lo hará?, ¿Qué dirá?,
¿Cuando?.

Durante la entrevista

- Comunicar la mala noticia en los primeros 10 minutos de la entrevista; el resto
de la reunión hay que dejar que el candidato reaccione y se exprese.
- Explicar la decisión, objetiva y claramente, sin justificarse.
- No involucrarse en una discusión. No adoptar una actitud defensiva ni agresiva.
- Ayudar al individuo a aceptar los hechos diciendo siempre la realidad.
- No dejar que sentimientos de simpatía o compasión alteren la decisión.
- Centrar la entrevista en “Hay que cerrar un capítulo y centrarse en el futuro”.
- Permanecer con el candidato hasta que haya tomado clara conciencia de la
decisión.
- Evitar futuras reuniones o comidas si su propósito es discutir todavía la decisión
del cese.
- Dejar que la persona se desahogue a su manera.
- Evitar promesas que no se van a cumplir. Es mejor decir: “No lo sé”.
- Ser paciente, sin prisas.
- No ponerse del lado del candidato contra la empresa.
- Acompañar a la persona en el siguiente paso del proceso si es necesario.

Después de la entrevista

- Anunciar la separación al resto del equipo.
- Dejar claro que no se producirán mas ceses.